Il mondo delle imprese e la chimera di un’ innovazione che non c’è

L’intero sistema economico mondiale è in una fase di profonda trasformazione. La crisi economica oltre ad attanagliare le imprese che non riescono a trovare uno sbocco per uscire dal tunnel di un mercato sempre più complesso e competitivo, sta dimostrando in realtà come la reale capacità di innovare di molte imprese, piccole, medie e soprattutto grandi, è più modesta di quanto si creda.

Ma cosa distingue nelle imprese la reale capacità di innovare da una futile chimera “svagonata” come una grande innovazione, ma che in realtà di innovazione ha solo un’apparente facciata?

In realtà il percorso per distinguere quanto le aziende sono realmente innovative e aperte al cambiamento è molto più semplice di quanto si creda.

Basta rispondere ad alcune semplici e banalissime domande per capire quale percorso la vostra impresa sta facendo e comprendere cosi se siete accecati da una futile chimera o se state trasformando la vostra impresa in una delle aziende leader dell’economia di domani.

Non vi siete mai chiesti se il fatto di organizzare una miriade infinita di riunioni e il far durare le riunioni di lavoro più di 2 ore sia un modo efficiente con cui operare ? E vi siete mai chiesti qual’è la reale differenza tra analizzare i problemi e risolverli?

In un’impresa moderna ed efficiente le riunioni devono durare al massimo 2 ore, con 1 ora per presentare il problema su cui decidere, 45 minuti per discutere le possibili soluzioni e 15 minuti per decidere. Quando le riunioni durano più di 2 ore è perché in realtà si trasforma una riunione, che dovrebbe essere solo decisionale con persone già preparate sulla problematica, in un’accozzaglia dove troppi soggetti perdono una moltitudine di ore, se non che giornate intere, per studiare i problemi, coinvolgendo spesso nell’analisi persone che non hanno la competenza sulle problematiche e arrivando cosi spesso a decidere in fretta, in pochi minuti, dopo essere stati stremati per studiare tematiche che dovevano essere analizzate da altri.

Un’ impresa innovativa sa distinguere tra l’analisi delle tematiche, che devono essere assegnate a poche ed esperte persone, normalmente 2 o 3,  al decidere sui problemi nelle riunioni, che devono essere eseguite a fronte di un prospetto prodotto dagli esperti che espone i vari scenari decisionali possibili. Ma non solo, far durare una riunione per affrontare un argomento per più di 2 ore, vuol dire non sapere che dal punto di vista delle capacità cognitive la psicologia insegna che in un soggetto umano medio il livello massimo di concentrazione e di attenzione di una persona è nella prima ora in cui viene esposto un problema, nella seconda ora il livello di concentrazione e di attenzione decade progressivamente sempre di più. Ciò significa che la capacità di affrontare le decisioni in modo ottimale su un argomento specifico decade dopo 2 ore ,con una conseguente progressiva sempre più acuta difficoltà a concentrarsi e ad avere la lucidità mentale necessaria per prendere una corretta decisione.

Lo stesso concetto si applica quando nell’impresa si effettuano troppe riunioni, perché questo dimostra uno squilibrio tra il tempo assegnato ai soggetti per studiare e analizzare i problemi, e il tempo che deve essere utilizzato per prendere le opportune decisioni, e questo deve essere applicato a tutti i soggetti aziendali, di qualunque genere , ruolo e livello gerarchico essi siano.

Quando in un’impresa ci sono troppe riunioni probabilmente questo dipende anche dalla mancanza di un’adeguata assegnazione distribuita delle responsabilità e in un’eccessiva centralizzazione delle decisioni, in quanto se le responsabilità sono assegnate e distribuite in modo corretto, ogni soggetto può prendere autonomamente le proprie decisioni, senza alcun bisogno di doversi confrontare con altri.

Ma allora cosa sta accadendo nelle imprese? Se l’organizzazione è progettata in modo efficiente le riunioni dovrebbero diminuire sempre di più nel tempo.

Cosi la frenesia di una serie di incontenibile di riunioni che caratterizza una moltitudine di imprese soprattutto di grandi dimensione, conferma che il modello organizzativo di queste imprese nel tempo non è per nulla evoluto, anzi, sta decadendo in uno scenario che darà sempre meno la possibilità di innovare.

La saggezza, l’intelligenza innovativa e creativa, nascono da un terreno in cui la mente umana semina le proprie competenze, le lascia sedimentare e le trasforma, in tempi e modi giusti, nelle scoperte del futuro che le attende. Se  i manager sono adeguati e preparati e le responsabilità assegnate in modo corretto, le riunioni diminuiscono invece che aumentare e i manager possono far fruttare sempre di più le proprie competenze.

Ma che futuro ci si può aspettare quando le giornate delle imprese sono travolte da una moltitudine di riunioni che aumentano sempre di più? Quale capacità di innovazione ci si potrà attendere se l’autonomia decisionale dei manager diminuisce invece che aumentare?

Nello scenario delle imprese c’è un altro aspetto che, nel mondo della tecnologia e delle comunicazioni digitali dovrebbe far riflettere. Vi siete mai chiesti perché nelle vostre imprese arrivano cosi tante telefonate e una valanga di mail? Vi siete mai chiesti perché troppe volte siete arrivati al punto tale che non riuscite neppure a rispondere a tutte le chiamate che arrivano?

Il mondo dell’economia globale e in essa la realtà delle imprese sta dimostrando alcune contraddizioni  incredibili. Se da una parte cerchiamo di confrontare l’evoluzione tecnologica che è avvenuta nel settore informatico e delle telecomunicazioni (es. computer, programmi, telecomunicazioni, telefonia) con gli effetti di queste innovazioni in molti settori (es. banche, assicurazioni, pubblica amministrazione, piccole e medie imprese), di fatto scopriamo che l’inefficienza di questi settori è disarmante. La risposta la troviamo proprio da una considerazione sulle risposte alle domande che abbiamo esposto.

Perché arrivano cosi tante telefonate in un’Agenzia di Assicurazioni, alla Filiale di una Banca o a un’impresa che svolge servizi specializzati? Perché arrivano o vengono inviate miliardi di mail tra le direzioni delle Compagnie di Assicurazione e la propria rete di vendita? Perché sono inviate cosi tante mail tra le diverse sedi delle imprese multinazionali? Ma servono veramente queste telefonate e questa moltitudine di mail ? E perché arrivano?

In realtà sono ben poche le imprese che hanno avuto il coraggio di mettere il “dito nella piaga” e che hanno cercato di dare una risposta a queste domande.

Il “fare le cose” nelle impresa è diventato prevalente rispetto alla domanda sul “perché devono essere fatte” e su “cosa ha generato quella richiesta”.

La cibernetica, come anche la fisica quantistica hanno insegnato negli ultimi decenni che la comprensione di un problema avviene attraverso l’analisi dei dati che generano il problema, prima ancora che l’analisi del problema, ed è stato proprio questo approccio semantico sull’analisi del significato dei dati che generano gli eventi che ha consentito innovazioni incredibili in questo settore.

E purtroppo, anche se operiamo in un mondo globalizzato dove le informazioni dovrebbero essere condivise, l’approccio delle imprese  è quasi sempre quello di cercare di ottimizzare i processi senza porsi la domanda fondamentale sul perché vengono generate quelle richieste e se quei processi servano ancora o se bisogna passare ad altro.

Ad esempio, prima di porsi l’obiettivo di innovare la gestione della posta elettronica bisognerebbe porsi la domanda sul perché arriva quella posta, da chi arriva, ma soprattutto quali sono i motivi che hanno portato quei soggetti a generare quelle mail. Approfondendo l’analisi dei problemi in questo modo, le imprese scoprirebbero una quantità infinita di inefficienze e di processi che dovrebbero essere cancellati, per creare altro, perché il mondo e la gente cambia.

Il passaggio per le imprese dalla chimera dell’innovazione alla reale innovazione passa proprio da questo, dal saper comprendere che l’innovazione inizia da una comprensione della realtà in cui le aziende operano in cui bisogna avere il coraggio di lasciare vecchi retaggi di modelli organizzativi che non servono più a nulla per evolvere, per cogliere le opportunità che il mondo ci propone e rendere la propria impresa protagonista del proprio futuro. Ma a quanto sono disposte le vostre imprese a cambiare?

By Giovanni Roi